Comunicação e recursos humanos

Dez formas para evitar ser incompreendido.

Estas sugestões são simples, mas muitas vezes esquecidas. Por exemplo, ser claro e conciso, garantir que as reuniões não sejam uma perca de tempo ou a necessidade de ajustar a mensagem para cada grupo-alvo ou público. Uma boa comunicação com trabalhadores/empregados oferece um conjunto de vantagens

• Reforça a moral.
• Promove criatividade e produtividade.
• Oferece uma oportunidade para cimentar lealdade a longo prazo.
• Miniza erros provenientes de mal-entendidos.

Mensagens de E-mail e texto são as mais convenientes (e populares) formas de comunicação no local de trabalho, mas cada uma vem com suas desvantagens. Conversas presenciais exigem mais tempo e atenção, mas têm como recompensa a eficácia. Enquanto decide qual a melhor forma de comunicar tenha em mente as seguintes dicas:

1. Partilhe informações sempre que poder e sempre que possível.

As pessoas que trabalham para si não podem fazer o seu trabalho de forma eficaz se não disporem de informações importantes. Manter funcionários no circuito de comunicação aumenta o compromisso destes e sentem-se mais envolvidos e participativos, criando condições para maior compromisso com o trabalho.

2. Seja claro e conciso.

Os pontos-chave não devem ficar perdidos num discurso prolixo ou linguagem ambígua . Mesmo se estiver acostumado a usar siglas ou outras formas de abreviação, evite-as quando estiver a comunicar com funcionários. O uso do jargão pauperiza a comunicação que se pretende eficaz. Se quiser ser bem compreendido, evite calão e linguagem excessivamente técnica quando esta se revelar prescindível.

3. Ajuste a sua mensagem para cada público.

Não fale da mesma forma a todos colegas. Adeque a sua mensagem aos funcionários, enfatizando o que é mais importante para eles.

4 . Seja positivo.

Você define o tom para comunicações dentro de sua empresa. Portanto mantenha um tom positivo tanto quanto possível . Os funcionários vão ser mais propensos a absorver suas mensagens (mesmo os difíceis), se acharem que você é optimista, solidário e focado na equipe.

5 . Assegure que as reuniões mereçam o tempo dedicado.

Pode tirar o melhor proveito das reuniões presenciais desde o momento que tenha em mente que os seus colegas têm que voltar ao trabalho. Quando organizar uma reunião, certifique que há uma agenda, que a reunião começa e termina dentro do tempo estipulado e que funcionários saiam com indicações claras de acções de seguimento.

Qual a forma de comunicação é o melhor para sua empresa? E-mail ou reunião presencial?

1. E-mail funciona para aspectos operacionais de menor quilate, por exmeplo, para lembrar os funcionários sobre apróxima reunião ou notificar um indivíduo sobre uma reunião com o cliente.
2. Use mensagens de texto para questões rápidas que exijam respostas do tipo sim ou não.
3. Reuniões presenciais são úteis para obter os melhores resultados em situações onde temos presente informações confidenciais, estamos perante situações delicadas em que se exige a contribuição de todos. E-mail ou mensagens de texto nunca são métodos adequados para resolver um problema comportamental ou erro no relacionamento com os clientes. Um encontro cera-a- cara aumenta a probabilidade de a outra pessoa melhor entender a sua mensagem. Também demonstra que está comprometido em tratar os empregados como adultos a quem você respeita . Isso por si só aumenta a confiança e lealdade.
4. Aprenda a ouvir. A escuta activa significa a capacidade de reter a informação enquanto um funcionário está falando (e evitando uma resposta até ela terminar), bem como prestar atenção aos sinais não-verbais, como o tom de voz, expressões faciais e outra linguagem corporal. Também deve aprender a parafrasear o que você ouviu e reformulá-lo, garantindo assim que todos entendam a discussão.
5. Tome uma atitude. Se você convidar os funcionários a falar abertamente e oferecer feedback construtivo, esteja preparado para agir sobre o que ouvir. Não existe pior desincentivo ao engajamento de funcionários que a sua percepção de que você não os ouve e que os entretém com pedidos de opinião